Dans le cadre du processus de recrutement, les candidat.es sont informé.es que des données les concernant seront collectées et traitées par l’association AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE (« AMNESTY INTERNATIONAL France ») via la solution WE RECRUIT.
Ces données constituent des "Données Personnelles" au sens du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles) et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, c’est-à-dire des informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant ou à un ou plusieurs éléments spécifiques qui lui sont propres (nom, prénom, adresse, date de naissance, situation de famille, rémunération…).
Un « traitement » de Données Personnelles consiste en toute opération ou tout ensemble d’opérations automatisées ou non, portant sur de telles données, incluant notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication, la diffusion, le rapprochement, l’effacement ou encore la destruction de telles données.
L’objet de la présente note d’information est de fournir aux candidats les informations relatives au traitement de Données Personnelles mis en œuvre par AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE les concernant.
Cette note d’information ne créé aucune relation contractuelle entre le candidat et AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE.
1. Principes essentiels
Les Données Personnelles sont collectées par la solution WE RECRUIT et traitées par AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE de manière loyale, licite et transparente au regard des personnes concernées. En particulier, seules les Données Personnelles pertinentes et strictement nécessaires pour une finalité déterminée, explicite et légitime sont traitées.
Les Données Personnelles sont tenues à jour et ne sont conservées que pour le temps strictement nécessaire au regard de la finalité du traitement ; au-delà, elles sont supprimées. Les durées de conservation sont définies en tenant compte des éventuelles obligations de conserver certaines données.
Les mesures techniques et organisationnelles appropriées sont prises pour assurer la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles, notamment en limitant les personnes autorisées à y accéder.
2. Responsable de traitement
Le responsable de traitement en charge des traitements de Données Personnelles concernant les candidats est :
Raison sociale : AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE
Adresse : 76, Boulevard de la Villette – 75940 PARIS CEDEX 19
Représentée par Madame Coudriou, Présidente
AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE a désigné un Délégué à la Protection des Données, qui est à ce jour :
Madame Sylvie Benard, Responsable juridique
Adresse : 76, Boulevard de la Villette – 75940 Paris CEDEX 19
Tel. : 01.53.38.65.00
Email : sbenard@amnesty.fr
3. Finalités des traitements de Données Personnelles relatifs aux candidats
Des Données Personnelles concernant les candidat.es sont collectées par la solution WE RECRUIT et traitées par AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE dans le cadre de la procédure de recrutement, notamment afin d’évaluer la capacité du candidat.e à occuper l’emploi proposé.
4. Bases juridiques des traitements de Données Personnelles
Les traitements de Données Personnelles concernant les candidat.es reposent sur les bases juridiques suivantes :
• Conclusion du contrat de travail ou exécution de mesures précontractuelles ; en cas de réponse positive d’AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE et de recrutement du/de la candidat(e), les Données Personnelles communiquées pourront être utilisées dans le cadre de l’établissement de son contrat de travail et plus généralement, pour établir tout document ou accomplir toute démarche interne nécessaire dans le cadre de l’exécution du contrat de travail ;
• Poursuite des intérêts légitimes d’AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE (évaluation des candidatures, …).
Dans le cadre du processus de recrutement, les Données Personnelles relatives aux candidat.es sont collectées directement auprès de la personne concernée ou auprès de tiers (contrôle des références…).
En cas d’embauche du/de la candidat.e, des informations mises à jour ou complémentaires devront être ultérieurement communiquées par celui-ci/celle-ci dans le cadre de la conclusion et de l’exécution de son contrat de travail. Certaines Données Personnelles relatives aux candidat.es pourront également être collectées indirectement, notamment par l’intermédiaire de personnes internes (membres du service des ressources humaines, …) ou externes (agence de recrutement, précédents employeurs…).
5. Logiciel utilisé
AMNESTY INTERNATIONAL France utilise un logiciel type ATS, base de données centrale qui regroupe les informations relatives aux emplois et aux candidat.es. Il permet de :
• Gérer les offres d'emploi, annonces
• Gérer les candidatures (CV et lettre de motivation), passage en revue, sélection les candidats.
• Alimenter une CVthèque
• Planifier des entretiens,
• Compiler des feedbacks,
• Vérifier le statut d'une candidature,
• Générer des notifications destinées aux candidats.
L’outil n’utilise pas l’intelligence artificielle.
6. Catégories de Données Personnelles traitées
Une liste des Données Personnelles susceptibles d’être collectées et traitées par AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE figure ci-dessous à titre d’information.
La communication par le/la candidat(e) de ces Données Personnelles n’est pas obligatoire. Toutefois, la non-fourniture de ces informations est susceptible d’impacter les chances de recrutement du/de la candidat(e).
7. Destinataires des Données Personnelles
Les personnes suivantes peuvent être destinataires de tout ou partie des Données Personnelles concernant le/la candidat(e), au sein d’AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE :
• les personnes en charge des ressources humaines,
• les personnes en charge des questions juridiques,
• les responsables hiérarchiques du poste ouvert au recrutement,
• les prestataires de services intervenant dans le cadre du processus de recrutement et mandatés à cet effet par AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE (cabinet de recrutement),
• le Délégué à la protection des Données Personnelles.
Certaines Données Personnelles peuvent être communiquées par AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE à des tiers intervenant dans le processus de recrutement, dans l’intérêt légitime d’AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE, à moins que les droits et intérêts légitimes du/de la candidat(e) concerné(e) ne prévalent, ou avec le consentement du/de la candidat(e) concerné(e).
Ces destinataires sont tenus de respecter la confidentialité des Données Personnelles qui leur sont communiquées et ne doivent utiliser ces Données Personnelles que sur instruction d’AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE.
8. Durée de conservation des Données Personnelles relatives aux candidats
Les Données Personnelles relatives aux candidat.es sont conservées pendant une durée qui n'excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées, conformément aux dispositions de l’article 6 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et à l’article 5 du Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016.
En cas de recrutement du/de la candidat(e), les Données Personnelles communiquées dans le cadre de la procédure de recrutement seront conservées pendant sa période d‘emploi au sein de l’association et au-delà, dans la limite des délais de prescription applicables. Des durées de conservation différentes pourront, le cas échéant, être appliquées à certaines catégories de données conformément aux dispositions légales.
En cas de réponse négative d’AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE, le/la candidat.e pourra demander la restitution ou la destruction des Données Personnelles le/la concernant. Si le/la candidat.e ne demande pas la destruction de son dossier, les Données Personnelles seront automatiquement détruites dans un délai de 2 ans à compter du dernier contact avec l’association.
9. Confidentialité et sécurité des Données Personnelles
Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont prises par AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE pour assurer la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles concernant les candidat.es, afin d’éviter tout accès ou divulgation non autorisé(e) ou leur destruction, conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles 2016/679 du 27 avril 2016.
10. Absence de prise de décision automatisée
Le/La candidat.e est informé.e qu’aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, ne sera prise à son égard par AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE.
11. Droits individuels
Les candidat.es peuvent exercer à tout moment les différents droits prévus par la réglementation en vigueur (droit d’accès aux Données Personnelles les concernant, d’opposition, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité, droit de donner des directives sur ses Données Personnelles après sa mort).
Ces droits peuvent être exercés auprès du Délégué à la protection des Données Personnelles, dont les coordonnées sont indiquées ci-dessus.
Des réclamations peuvent être introduites auprès du représentant d’AMNESTY INTERNATIONAL FRANCE mentionné au paragraphe 2 ci-dessus ou directement auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris).
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Liste des Données Personnelles traitées relatives aux candidats :
• Données relatives à la situation personnelle :
o Etat civil
o Adresse personnelle
o Nationalité
o Coordonnées téléphoniques
o Adresse email
o Autorisations de travail
o Permis de conduire
• Données relatives à la candidature et à la situation professionnelle :
o Informations relatives à la candidature (CV, lettre de motivation…)
o Diplômes
o Formations
o Expériences professionnelles
o Références auprès de l'environnement professionnel du candidat
o Appartenance à des associations (sportives, culturelles, …) et centres d’intérêts communiqués par le/la candidat(e)
o Langue(s) parlée(s)
o Toute autre donnée personnelle communiquée par le candidat dans son curriculum vitae ou sa lettre de motivation
• Processus de recrutement :
o Données relatives à la candidature et au processus de recrutement (date et lieu des entretiens, personnes présentes, notes d’entretien …)
• Sécurité et accès :
o Données relatives aux accès aux locaux
o Images enregistrées par les systèmes de vidéosurveillance des locaux